Kommunikation
Skolen tilstræber en kommunikations- og informationspolitik, hvor alle medarbejdere får den information, de har brug for, i ret mængde og til ret tid. Det tilstræbes desuden, at der er let og overskuelig adgang til al information om regler, politikker og procedurer, som skolens medarbejdere har brug for for at udføre deres arbejdsopgaver optimalt.
Skolen vil også udvikle de nødvendige IT-platforme for bedst og enklest muligt at fremme vidensdeling mellem skolens lærere og faggrupper.
Kommunikationsplatformene er skoleadministrationssystemet Lectio, e-mail og programmet Office 365.
Alle ansatte på VGT er omfattet af Forvaltningslovens og Straffelovens bestemmelser om tavshedspligt for offentligt ansatte.
Skolen lægger vægt på en god og gensidig respektfuld tone i al kommunikation både internt og eksternt på skolen.
Fortrolighed om tjenstlige forhold
Alle ansatte er omfattet af tavshedspligt. Tavshedspligten for offentligt ansatte er fastsat i Straffeloven og præciseret i Forvaltningsloven.
Det betyder, at fortrolige informationer, herunder specielt personfølsomme oplysninger, som man som ansat får adgang til, ikke må videregives til andre. Eksempler på personfølsomme oplysninger er: Religiøs, politisk, seksuel orientering, sociale problemer, helbredsforhold, misbrug af nydelsesmidler etc. Tavshedspligten er også gældende, efter at ansættelsesforholdet er ophørt.
Som hovedregel må oplysninger, der er modtaget i fortrolighed ikke videregives internt blandt ansatte. Dog må f.eks. elevcoach eller klasselærer godt videregive personfølsomme oplysninger om en elev til vedkommendes lærere, rektor eller andre, hvis der er et sagligt formål, f.eks. at hjælpe med elevens skolegang.
Intern kommunikation og administrationsplatform
Den vigtigste kilde til intern skriftlig kommunikation på VGT er Outlook og Lectio. Det skal være nemt tilgængeligt overalt på skolen og for alle medarbejdere.
Fra ethvert møde i skolens formelle udvalg og organer bør der foreligge et beslutningsreferat, der gøres tilgængeligt på skolens interne kommunikationsnet.
Nyheder, som har relevans for alle eller store dele af medarbejderne på VGT, gøres tilgængelige via direkte information eller via mail fra ledelsen.
E-mailpolitik og brug af internet
Skolens regler for e-mail og brug af internet gælder for alle medarbejdere, der har fået stillet en computer til rådighed af skolen, eller som benytter skolens IT-system.
Overordnet gælder, at brugen af IT-systemet er omfattet af skolens generelle værdigrundlag. Skolens IT-system er et arbejdsredskab og må kun benyttes til private formål (mails, internetsøgning mv.) i begrænset omfang og på en sådan måde, at den private brug aldrig er til gene for arbejdets udførelse. Alle ansatte opfordres til at bruge en privat mailadresse til private formål.
Skolens IT-system, herunder mailsystemet, må ikke bruges til lagring eller udbredelse af filer eller meddelelser med stødende (racistisk, sexistisk, injurierende og tilsvarende) eller ulovligt indhold. Materiale, som er i strid med copyright-lovgivningen, må heller ikke formidles eller lagres.
Al aktivitet på skolens IT-system, herunder mailsystemet, logges/sikkerhedskopieres af sikkerheds- og driftshensyn. Skolens ledelse kan undersøge medarbejdernes brug af IT-systemet for at kontrollere, at der ikke sker misbrug. I et sådant tilfælde vil der også ske en anmeldelse til Datatilsynet. Mails, som af skolens ledelse skønnes at være rent private, eller som eksplicit er markeret som private, læses kun, efter at medarbejderen har givet sit samtykke hertil. Det understreges, at bestemmelsen alene er anført for, at en kontrol skal være mulig, hvis der foreligger begrundet mistanke om misbrug af systemet (f.eks. rundsendelse af mails med stødende eller ulovligt indhold).
Alle medarbejdere skal jævnligt checke deres mailbox og i hvert fald gøre det mindst én gang hver arbejdsdag. Det skyldes hensynet til en effektiv kommunikation. Mails, der kræver svar, skal besvares hurtigst muligt. Mails må kun sendes til relevante modtagere. Mails til store grupper (”ansatte”, ”lærere” ”elever”), må kun bruges undtagelsesvis af medarbejderne.
Fortrolige og særligt følsomme oplysninger, f.eks. personoplysninger, må ikke meddeles via mail.
Den enkelte medarbejder må ikke åbne mails fra tvivlsomme afsendere og specielt ikke åbne vedhæftede filer fra ukendte eller tvivlsomme afsendere. I tvivlstilfælde kontaktes skolens IT-medarbejder.
Misbrug af skolens IT-system vil kunne medføre almindelige arbejdsretlige sanktioner, dvs. mundtlig eller skriftlig advarsel, opsigelse eller bortvisning.